DECRETO ANTI CRISI: LA PREVISIONE DEGLI INCASSI E CONSEGUENZE SUL DSCR

E’ un fatto oggettivo che le disposizioni del codice anti-crisi costituiscano una forte spinta per le imprese ad effettuare previsioni di cassa: che queste previsioni, riguardanti soprattutto incassi e pagamenti, abbiano effetto sul calcolo del DSCR è nei fatti in quanto questo calcolo dipende appunto dalla distribuzione temporale degli incassi e dei pagamenti.

La conseguenza è che, essendo il valore del DSCR un dato molto importante poichè può portare a decisioni determinanti per il futuro aziendale, diventa fondamentale analizzare con molta profondità ed accuratezza la componente più importante, cioè la distribuzione degli incassi commerciali.

Qui ci troviamo di fronte a tre fabbisogni di conoscenza ed uno di elaborazione:

a) Il piano di fatturazione futuro con dettaglio mensile, nonché i consuntivi, sempre su base mensile, fino all’ultimo mese precedente l’inizio della previsione;

b) Il tempo medio di incasso dalla data di fatturazione

c) La distribuzione degli incassi intorno al tempo medio di incasso

d) Un software di previsione adeguato, in grado cioè di gestire le variabili in gioco, costruendo la previsione degli incassi e pagamenti e calcolando il DSCR.

1. IL PIANO DI FATTURAZIONE

Il piano di fatturazione è un punto molto importante (e dolente) poichè da esso cominciano spesso i problemi nella predisposizione dei piani economico-finanziari. Esso infatti determina la dimensione dei valori delle grandezze all’interno dei sistemi di incasso e pagamento.

Le modalità per la preparazione del piano di fatturato rivestono una grandissima importanza ed abbisognano di una trattazione a parte. Ai fini di questo lavoro diamo per assodato il fatto che esista a monte una previsione di fatturato condivisa (azienda e revisore) ed affidabile con dettaglio mensile che copra almeno 12 mesi, comprendendo il residuo dell’esercizio attuale e l’esercizio futuro al completo.

2. IL TEMPO MEDIO DI INCASSO

Il tempo medio di incasso è un parametro importante perché descrive quanto tempo passa mediamente dal momento in cui viene emessa una fattura al momento in cui viene incassata. Nelle analisi aziendali si esprime questa grandezza utilizzando il cosiddetto DSO (Days Sales Outstanding) calcolato normalmente a fine anno da bilancio secondo la formula CREDITI / (FATTURATO +IVA)*360. In sostanza si esprime l’anzianità del credito calcolando quanti giorni di fatturato corrispondono numericamente all’importo del credito.

Questo dato guida la previsione degli incassi e va quindi determinato con estrema cura perché una variazione di qualche giorno può avere effetti importanti sulla previsione di incasso (e quindi sul DSCR).

Avendo il totale dei crediti da bilancio, prima di procedere al calcolo, occorre ricordare che i crediti non sono tutti uguali: all’interno del totale è utile distinguere alcune tipologie. Esse possono essere così elencate:

1.CREDITI CEDUTI E NON ANCORA SCADUTI (si tratta dell’ammontare dei crediti ceduti al factoring o immessi nel mercato dell’ invoice trading con data scadenza successiva alla data di elaborazione): essi non figurano nel monte crediti

2.CREDITI NON ANCORA SCADUTI (ed evidentemente non ancora pagati)

3.CREDITI RISCADENZIATI E NON ANCORA SCADUTI (crediti che hanno una data di scadenza “speciale”, cioè non calcolata con in base alle condizioni parametri, ma rivista per particolari esigenze)

4.CREDITI SCADUTI MA NON ANCORA INCASSATI (sono quelli che riguardano la gestione e recupero del credito)

5.CREDITI CONTESTATI (si tratta di crediti per i quali esistono divergenze tra fornitore e cliente riguardo gli elementi costitutivi e/o accessori del bene/servizio reso, quindi l’incasso dipende dalla risoluzione di questi problemi extra credito)

6.CREDITI AL CONTENZIOSO: (crediti della categoria 4 per i quali si è maturata la decisione di passare ad un recupero forzoso del credito di soliti a causa di problemi di esigibilità)

7.CREDITI INESIGIBILI MA NON ANCORA PORTATI A PERDITE (purtroppo succede ancora di trovarli a bilancio o perché giacciono “dimenticati” oppure perché per non c’è l’ opportunità in bilancio per portarli a perdita).

Le ultime tre componenti esprimono crediti di difficile esazione e con tempi che possono diventare talmente lunghi da non poter essere previsti. E’ quindi buona norma misurare su base storica l’incidenza di queste componenti e tenerne conto in fase di previsione. La conseguenza è che fatto 100 il totale del fatturato esso dovrebbe essere diminuito al fine della riscossione dei crediti della quota parte rappresentata dai crediti non riscuotibili o comunque riscuotibili dopo azioni di tipo giudiziale o stragiudiziale o dichiarati inesigibili.

Ad esempio se si osserva che nel ultimi anni la somma delle tre componenti è nell’ordine dell’ 1% del fatturato, sarebbe prudente, ma anche corretto depurare gli incassi previsti di una percentuale paragonabile a quanto calcolato. A questo punto tali incassi dovrebbero essere inseriti negli altri incassi, alla stregua di una sopravvenienza.

CREDITI CEDUTI

Anche i crediti ceduti (si intendono quelli pro soluto) devono essere scorporati dal calcolo del DSO in quanto essi vengono incassati praticamente subito a fronte di una commissione. Il tempo di incasso è praticamente uguale a zero.

CREDITI NON ANCORA SCADUTI

Si tratta delle fatture che scadono in data successiva rispetto alla data di elaborazione del credito da clienti. Se essa è la data di fine esercizio sono le fatture che scadono nell’esercizio successivo.

CREDITI RISCADENZIATI E NON ANCORA SCADUTI

I termini di fatturazione, intesi come mezzi di pagamento (bonifico, ricevuta bancaria, lettera di credito, etc) + le dilazioni di pagamento (numero giorni applicati + eventuale presenza del fine mese), sono elementi abbastanza consolidati nel rapporto col cliente in quanto fanno parte della contrattazione: essi sono precisati all’interno di accordi contrattuali e sono riportati anche negli ordini di fornitura emessi dal cliente: la conseguenza è che, salvo casi particolari, le fatture ad un cliente mantengono nel tempo le stesse modalità di pagamento.

Nella prassi delle nostre imprese accade che le fatture che secondo le modalità pattuite scadrebbero in agosto (a seconda delle decisioni adottate dalle aziende può essere compreso tutto il mese, piuttosto che le sole scadenze dopo il 10 o 15) e quelle scadenti a dicembre (di solito a partire dal 20) vengono spostate per scadenza nel mese dopo, per facilitare le imprese clienti che nel periodo interessato dalla scadenza sono chiuse o hanno scarsità di personale presente causa ferie.

Poichè il calcolo dei giorni clienti (DSO) viene normalmente effettuato il 31 dicembre, e quindi proprio in uno dei due tipici periodi annui dove viene effettuata questa operazione, accade che il saldo crediti calcolato risente di tutto ciò. Quindi il numero calcolato rappresenterà una situazione del credito non tipica, poichè avviene solo in due mesi all’anno. Quindi ci troveremo nell’anno con 10 fine mese in situazione “normale” e due fine mese, agosto e dicembre, con dati per così dire anomali. Per avere il un dato di tempo di incasso più affidabile occorrerà quindi depurare il dato di dicembre dell’effetto “riscadenziazione” per arrivare ad un dato di giorni di incasso che possa essere utilizzabile per tutto l’anno (a parte appunto agosto e dicembre)

CREDITI SCADUTI E NON INCASSATI

Si tratta del cosiddetto “overdue”, cioè pagamenti che scadevano entro la data considerata per la misurazione del credito e non risultano invece saldati. E’ un dato importante gestionalmente perché misura la capacità dell’azienda di recuperare il credito. Occorre tenere conto di questo dato quando si fa la previsione degli incassi.

ESEMPIO DI CALCOLO

FATTURATO ANNUO: 6.600.000 IVA MEDIA: 15,6% FATTURATO IVATO: 7.629.600

CONSEGUENZE SUL SISTEMA DI PREVENTIVAZIONE

Nel nostro sistema di preventivazione occorrerebbe quindi considerare una funzione di incasso avente come media 48,27 (cat.2) + 10,57 (cat.4) = 58,84 giorni con punte fino a 63,90 nel mese di dicembre (ad agosto l’effetto riscadenziazione potrebbe determinare valori calcolati ancora più alti).

Onde evitare errori importanti, che potrebbero ripercuotersi sul calcolo del DSCR, occorrerebbe che il sistema di previsione degli incassi avesse tra la sue caratteristiche questi “accessori”:

- Permettere l’inserimento di una percentuale a rettifica degli incassi che tenga conto della “storia” dei crediti che abbiano grosse difficoltà a diventare incassi o addirittura a tramutarsi in perdite;

- Permettere lo slittamento in massa di una percentuale di incassi di un mese sul mese dopo: ad esempio il 40% degli incassi di agosto per scadenza venga spostato a settembre;

- Permetta l’inserimento di crediti ceduti che vengono immediatamente incassati al netto di una commissione (l’ideale sarebbe di “nettizzare” l’incasso, eventualmente può essere inserita tra i costi finanziari)

1. LA DISTRIBUZIONE DEGLI INCASSI (o FUNZIONE DI INCASSO)

Le difficoltà raggiungono il loro massimo quando occorre definire gli incassi mensili.

Prendendo l’esempio precedente si può assumere nel modello previsionale che l’azienda incassa mediamente a 60 giorni (non tenendo cioè conto della categoria 3 che rappresenta la situazione del mese di dicembre). Si potrebbe quindi assumere che l’incasso di maggio corrisponderà in toto al fatturato (ivato) di marzo, quello di giugno al fatturato (ivato) di aprile e così via.

Conosciamo dalla statistica che la media di una distribuzione è costituita da tanti valori che si distribuiscono più o meno distanti dalla stessa media, quindi, fermo restando i 60 giorni di media, potremmo trovarci di fronte a molteplici (infiniti) profili di distribuzione secondo una gaussiana più o meno ampia. Quali sono gli elementi che influenzano l’ampiezza della distribuzione?

- Notevole variabilità nelle dilazioni di pagamento concesse ai clienti (le aziende tendono a far proliferare le tipologie di condizioni di pagamento offerte ai clienti)

- Presenza di pagamenti multi scadenza (es: 30-60-90 gg)

- Riscadenziazione dei pagamenti (come detto tipicamente nei mesi di agosto e dicembre, che creano ulteriori casi di dilazione di pagamento)

- Presenza di ritardi di pagamento (insoluti + pagamento per le ricevute, ritardo di pagamento per le altre forme)

- Mix di fatturato sul mix di clienti con dilazioni di pagamento diverse (c’è chi paga a 30gg, chi a 90 ed oltre): ricordiamo che si opera sempre tramite media pesata

Quindi abbiamo infinite forme di distribuzione con media pari a 60gg. Ne prendiamo come esempio 3:

1. 100% incassi a 60gg

2. 25% a 30, 50% a 60, 25% a 90

3. 30% a 30, 50% a 60, 10% a 90, 10% a 120

Occorre ricordare che la dilazione di pagamento concessa al cliente può avere anche valori non corrispondenti a mesi interi: ad esempio esistono fatture con pagamento a 45 giorni, oppure fatture con pagamento con dilazione di 30/60/90 giorni e scadenza a fine mese (ciò aggiunge mediamente 15 giorni), oppure al giorno 10 del mese seguente la scadenza calcolata con le dilazioni date. Ad esempio a 60gg fine mese indica una dilazione media di 75 giorni: quante fatture concentrate sul fine mese vengono emesse dalle imprese italiane? La risposta è: tantissime!

Oltre a ciò, che già non è poco, occorre tenere conto di un altro aspetto: la variabilità nella distribuzione dei fatturati.

Se il fatturato mensile fosse sempre lo stesso anche gli incassi lo sarebbero perché, anche trovandoci di fronte a diverse ripartizioni mensili, gli incassi mensili si compenserebbero tra loro dando sempre il medesimo totale. Invece, avendo distribuzioni dove i fatturati variano da mese a mese in modo rilevante, ci ritroviamo con incassi che variano. Facciamo degli esempi.

Di seguito vengono mostrate alcune tabelle: ognuna di queste riporta uno scenario di fatturato costante a livello di totale (1000 in 10 mesi) ma con 4 diverse distribuzioni: fatturato costante mese per mese, fatturato in crescita costante, fatturato con andamento casuale (variabilità massima rispetto alla media del 20% e poi del 40%). Per ognuno di questi scenari si applicano le tre distribuzioni di incasso viste prima.

Il mese caratterizzato con lo “0” è quello di inizio per la previsione degli incassi. Tali incassi dipendono dal fatturato dei mesi precedenti (mesi contrassegnati con il segno meno). Così via per gli altri mesi, ai quali si applica sempre la stessa distribuzione di incasso.

Se il fatturato mensile è costante gli incassi sono costanti.

Anche qui gli incassi sono gli stessi qualunque sia la distribuzione nel tempo (purchè naturalmente la funzione di incasso sia sempre la stessa nei diversi mesi).

Qui invece si hanno divergenze importanti, ad esempio il mese 4 ha valori che vanno da 80 a 89,5 (circa il 12% di variabilità), mentre il mese 6 da 99,5 a 110 (oltre il 10% di variabilità).

Qui si hanno divergenze ancora più importanti, ad esempio il mese 4 ha valori che vanno da 60 a 79,5 (circa il 33% di variabilità), mentre il mese 6 da 97,5 a 100 (oltre il 13% di variabilità).

Queste differenze avranno fatalmente ripercussioni sul calcolo del DSCR: come già più volte detto l’effetto si va ad attenuare ed annullare mano a mano che si allunga l’orizzonte temporale del DSCR. Un DSCR3 potrebbe risentire in modo importante, un DSCR12 invece molto meno in quanto la variabilità del fatturato è ciclica con fase di 12 mesi (comprende l’effetto chiamato “stagionalità”).

Il DSCR6 (orizzonte temporale sei mesi), che è quello raccomandato dal CNDCEC non è immune quindi da problemi derivanti dal fatto che può assumere (temporaneamente) dei valori che possono essere interpretati in termini eccessivamente negativi o positivi.

Si potrebbe pensare (o sperare!) che l’effetto si compensi in qualche modo con gli acquisti dei materiali, che dovrebbero seguire una logica di proporzionalità con le vendite: il fatto è che, ammesso e non concesso che gli acquisti siano perfettamente proporzionali alle vendite (cosa che non è vera per il fatto che gli acquisti, per loro ottimizzazione di gestione, potrebbero non esserlo), ci sono due aspetti da considerare:

- Gli acquisti vengono effettuati in anticipo in ragione della durata della fase di produzione e quindi, anche in regime di “acquisto perfetto” (cioè acquisto esattamente quello che produrrò e venderò) l’andamento degli acquisti non sarà “in fase” con le vendite: il ciclo degli acquisti precede il ciclo delle vendite di alcuni mesi. I mesi di picco non coincideranno e potremmo addirittura trovarci con picchi inversi (es. minimo delle vendite e massimo degli acquisti). Il tempo che intercorre tra i due andamenti è funzione dell’entità del magazzino e dei tempi di produzione (ad esempio con un magazzino materie prime di 30gg, ciclo produttivo di 75gg e magazzino prodotti finiti di 45gg il ciclo degli acquisti precede quello delle vendite di 150gg).

- Le condizioni di pagamento dei fornitori sono di norma del tutto indipendenti rispetto a quelle di incasso da clienti, quindi avremo una diversa distribuzione dei pagamenti (funzione di pagamento) che comporterà di fatto la perdita di qualunque corrispondenza e legame tra incassi e pagamenti nel breve periodo.

1. CARATTERISTICHE DEL SISTEMA DI PREVENTIVAZIONE

Per un calcolo del DSCR che abbia una certa attendibilità occorre che il sistema di preventivazione sia in grado di recepire le istanze che sono state evidenziate nella trattazione.

Bisogna sempre tenere presente che i due termini del calcolo del DSCR sono di valore molto più basso rispetto al fatturato per cui bastano piccole variazioni di questo per ottenere importanti fluttuazioni: è vero altresì che un DSCR a più lungo respiro attenua l’effetto in quanto si ha una certa compensazione nel tempo, però già un DSCR6 può mostrare dati allarmanti specie se ci sono importanti variabilità di fatturato. Abbiamo visto nell’esempio che già con una variazione di fatturato del 20% rispetto alla media si ottiene un 10% di differenza tra le previsioni di incasso di un determinato mese. E’ per questo che raccomandiamo il calcolo anche di un DSCR12 proprio per vedere se nel tempo il DSCR si stabilizza maggiormente

CONSEGUENZE

Quanto espresso potrebbe sconfortare gli imprenditori da una parte e i revisori dall’altra in quanto ci si rende conto che determinare incassi e pagamenti risulta un compito piuttosto arduo con margini di approssimazione che non possono essere eliminati. Al tempo stesso il sistema di allerta richiede indicazioni abbastanza certe per chi ha la responsabilità nella conduzione o controllo dell’andamento dell’impresa.

Per cercare di compensare la possibile visione pessimistica, occorre considerare che:

1) Qualunque sistema di preventivazione ha dentro di sé il concetto di approssimazione (consideriamo che non si è parlato della previsione di fatturazione che ne aggiunge un ulteriore grado).

2) Il lavoro è soprattutto “a montee va costruito una sola volta, in termini di disegno del modello secondo le specifiche analizzate. E’ per questo che non si può ricorrere a sistemi standardizzati, ma occorre costruire con il consulente il vestito giusto per l’azienda.

3) Molte delle argomentazioni esposte sono facilmente gestibili tramite le funzioni messe a disposizione anche da strumenti di uso comune ( excel )

4) La crescita aziendale in termini di conoscenza e controllo delle variabili finanziarie è molto importante e dà un grosso vantaggio competitivo alle imprese che adottano il sistema di preventivazione.

IL SISTEMA DI ALERT

Il controllo del DSCR, come raccomandato dal CNDCEC, costituisce il principale pilastro del sistema di alert in combinazione con gli altri indicatori. Quindi almeno su base trimestrale occorre calcolare il DSCR6 (a 6 mesi).

Siccome la previsione finanziaria è redatta con dettaglio mensile è possibile calcolare il DSCR su base mensile o trimestrale o semestrale anche per i mesi a venire (la formula è sempre la stessa): questo dato mostra se i DSCR più a lungo periodo hanno valori maggiori di 1; ugualmente interessante è vedere l’evoluzione nel tempo di previsioni fatti in periodi diversi, mese dopo mese.

Non bisogna dimenticare però di tenere parallelamente sotto controllo anche il capitale circolante in quanto esso ha importanti ripercussioni sul sistema degli incassi e pagamenti: negli esempi fatti prima la media degli incassi è sempre costante, ma una variazione ad esempio di 10 giorni causata dalla variazione delle dilazioni di pagamento (attenzione ai commerciali!) o da una gestione del credito più allentata ha ripercussioni sulla cassa e quindi sul DSCR.

CONCLUSIONI

1) ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

Naturalmente occorre tenere conto delle dimensioni aziendali

- Dotarsi di un report su base mensile che calcoli (media pesata) le condizioni di pagamento date ai clienti per vedere le tendenze in atto (il comportamento della funzione commerciale soprattutto)

- Controllare frequentemente (almeno ogni 6 mesi) il DSO relativo al totale dei crediti da clienti in essere per seguirne l’evoluzione

- Dotarsi di un report dello scaduto per misurare l’incidenza (espressa in termini di giorni) sui crediti totali

- Verificare dal report delle condizioni di vendita se abbiamo una situazione con una distribuzione ampia oppure no

- Cercare di limitare il più possibile la casistica delle dilazioni di pagamento, anche se il commerciale farà probabilmente resistenza

- Cercare di legare il più possibile le dilazioni e le modalità di pagamento alla rischiosità del cliente (il consiglio è di catalogare con un rating i clienti e collegare con regole di coerenza le condizioni di pagamento al rating)

- Cercare di evitare il più possibile di lasciare nei confronti dei clienti dilazioni di pagamento “libere”, tipo “rimessa diretta”, concordare sempre una scadenza con il cliente

- Emettere ogni mese lo scadenziario degli incassi previsti, applicando i ritardi/insoluti su base storica per avere un dato più corretto ed attendibile

2) LA COMUNICAZIONE VERSO L’ESTERNO

Dobbiamo sempre ricordare che l’azienda ha tutto l’interesse di mostrare ai suoi principali interlocutori, e facciamo riferimento soprattutto agli istituti di credito ed eventualmente all’apparato statale (sistema delle misure premiali), che agisce secondo un sistema di preventivazione e di allerta che tiene conto delle disposizioni di legge utilizzando procedure condivise e dimostrabili (sistemi di gestione certificati?). Come ottenere che questa comunicazione sia efficace:

- Stendere un sistema di procedure che riporti i principi ed il modo di operare dell’impresa nell’estensione della previsione degli incassi che possa essere esibita alle banche con le quali si opera e, se necessario, approvata da queste

- Avere una reportistica snella ma efficace che dimostri alle banche che si tiene sono controllo l’andamento finanziario e le prospettive a medio dell’impresa nei confronti degli affidamenti

3) IL SOFTWARE

Il software utilizzato deve avere molte qualità, la prima di tutte è la flessibilità in quanto deve sapere bene adattarsi alle caratteristiche dell’impresa.

- Avere la possibilità di inserire, qualora la variabilità delle dilazioni di pagamento sia molto ampia (ma è la stragrande maggioranza dei casi), non un singolo dato di media bensì una distribuzione di incasso con dettaglio mensile

- Avere la possibilità di inserire i dati che derivano dallo scadenziario per i primi due mesi successivi che vadano a sostituire i dati che escono in automatico dal software

- Tenere conto dei crediti ceduti

- Tenere conto dei crediti di difficile esigibilità

- Elaborare un report su base mensile con tutti gli incassi e pagamenti

4) DSCR

Il calcolo del DSCR rappresenta il punto cruciale e quindi occorre che chiunque lo maneggi abbia bene a conoscenza alcuni punti:

- Ricordare che il DSCR può avere importanti variazioni in base al sistema utilizzato per il calcolo degli incassi

- Calcolare mensilmente (se possibile) o almeno trimestralmente diversi DSCR: DSCR3, DSCR6, DSCR9, DSCR12 e verificare i risultati. Ricordarsi che i DSCR a più lungo orizzonte temporale dovrebbero avere dati meno volatili, ma al tempo stesso tempo tenere conto che attraverso la tendenza dei loro valori danno un’indicazione sull’andamento prospettico dell’impresa.

5) REVISORE

- E’ necessaria a monte la condivisione delle procedure per la redazione della previsione degli incassi (e prima ancora dei fatturati). Se c’è divergenza nel metodo occorre assolutamente trovare una soluzione comune altrimenti risulta inutile tutto ciò che si produce a valle;

- Cercare di interpretare con “polso fermo ma non rigido” gli indicatori che vengono forniti dal sistema di alert. Polso fermo ma non rigido significa non dipendere in modo acritico dal numero, specie quando è in una situazione prossima ad una soglia; verificare inoltre le tendenze in gioco che possono essere determinanti per l’interpretazione di un dato. Polso fermo significa che, una volta creata la consapevolezza, si deve procedere secondo la strada indicata dalle procedure previste dalla legge senza alcuna incertezza.